acquisizione e gestione documenti cartacei

SOLUZIONI IN CAMPO INFORMATICO

... SU MISURA, PER LA VOSTRA AZIENDA


La gestione elettronica dei documenti
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La gestione dei documenti cartacei è uno dei costi più evidenti in ambito aziendale. Delibere, pratiche, bandi gara, ecc. necessitano di tempi di gestione manuale molto elevati; la gestione e la ricerca di questi documenti impegna ogni giorno risorse che possono essere utilizzate in modo più efficacie e produttivo. Sprechi di tempo, duplicazione delle informazioni, costi diretti ed indiretti di archivio, possibilità di introdurre errori manuali, sono la norma in una gestione manuale dei documenti. Gli strumenti software odierni permettono di automatizzare questi processi riducendo i costi e limitando gli errori umani.

Le direttive nella P.A., ad esempio, vanno nella direzione della dematerializzazione dei documenti cartacei obbligando le aziende che lavorano con la P.A. alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva dei documenti. La strada dal cartaceo alla conservazione sostitutiva dei documenti legali è lunga e insidiosa sia per le aziende private che per gli Enti pubblici, la digitalizzazione dei documenti è invece una strada percorribile che mette l’Ente nella possibilità di essere pronto ad ottemperare alle nuove normative. La graduale introduzione della gestione elettronica dei documenti ha reso infatti evidente l’utilità e l’enorme potenzialità di questi strumenti nella gestione dei procedimenti amministrativi in termini di maggiore efficienza, trasparenza e sicurezza.

La nostra proposta Siamo in grado di fornire il processo completo di acquisizione documentale: 1. Analisi del parco cartaceo da acquisire 2. Lettura del parco cartaceo e conseguente digitalizzazione 3. Creazione degli indici di ricerca e connessione al database La soluzione software che proponiamo è basata su "Alfresco" un sistema Open Source, senza costi di licenza e integrato con "Autostore" un potente strumento per inserire i dati in modo automatico nel data base. Sarà così possibile inserire in modo rapido qualsiasi documentazione cartacea nel sistema e ricercarli in pochi secondi con un semplice click del mouse. Il processo di gestione prevede l’utilizzo di uno scanner o di una multifunzione che trasformano di documenti cartacei in documenti digitali. Occorre quindi creare gli indici di ricerca stampati su un foglio barcode; questo foglio diventa la copertina di ogni documento prima dell’invio al sistema. La nostra soluzione prevede l’utilizzo del prodotto Autostore per catturare e processare le informazioni provenienti anche da differenti canali (fax, scanner, multifunzione, e-mail, folder) e l’invio dei dati al prodotto di gestione documentale "Alfresco".